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史上最全的企业完整信息化办公系统搭建方案

发布时间:2023-01-14 20:03:07浏览次数:

企业完整信息化办公系统搭建方案

企业信息化的本质:促进企业高效规范快速发展。将管理制度化,业务流程化,执行标准化,时间高效化,成本费用最小化,控制风险内审化,将人员解放出来,做更多与客户沟通的事。如销售人员、售后人员、工程人员等都可以长期驻点客户那里,与沟通的工作都以线上完成。

那么完整的企业信息化系统,由哪些部分或功能组成?该如何实施建设?

第一部分:完整的企业信息化系统的内容

第一章 ERP管理系统

ERP —Enterprise Resource Planning 即企业资源计划系统,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。但是ERP 不仅仅是一个软件,更重要的是一个管理思想,它实现了企业内部资源和企业相关的外部资源的整合。通过软件把企业的人、财、物、产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等紧密地集成起来,实现资源优化和共享,这就是ERP。

其实,狭义的企业信息化办公系统就是ERP管理系统。现阶段的ERP系统强调供应链的管理,但是除了传统MRPⅡ系统的制造、财务、销售等功能外,还增加了分销管理、人力资源管理、运输管理、仓库管理、质量管理、设备管理、决策支持等功能;支持集团化、跨地区、跨国界运行,其主要宗旨就是将企业各方面的资源充分调配和平衡,使企业在激烈的市场竞争中全方位地发挥足够的能力,从而取得更好的经济效益。

基本的ERP管理系统包括销售管理、采购管理、库存管理、生产管理、人力资源管理、预算管理、成本管理、应收管理、应付管理、项目管理等。与财务核算系统相对接,实现业务流程完结后及时进行会计核算,数据自动调取。

第二章 财务核算系统

本章阐述除第一章以外的业务模块。

财务核算系统一般包括总账、固定资产、出纳系统、资金系统、往来核算、财务报表等系统,与ERP管理系统相连接的模块有存货核算、成本核算等。

账务处理系统又称总账系统,是会计核算的核心,其他业务系统往往需要读取财务系统的数据进行核算,而且要将处理结果汇总生成凭证送账务系统统一处理.实际上许多企业一般都是从财务处理系统开始实行会计电算化的。

账务处理系统的主要内容有:

1、账套建立及账套基本信息设置

2、会计科目设置

3、期初余额设置

4、凭证制作 ( 含凭证的录入、审核、查询 )

5、凭证记账 ( 过账 )

6、账薄查询及打印 ( 包含各种样式的明细账、日记账、往来账 )

7、期末结账等内容。

现在企业信息化系统,会要求ERP管理系统与财务系统深度融合,有些功能在ERP管理系统中实现。

第三章 客户管理系统(CRM)。

企业销售过程中,从挖掘客户、开发客户、沟通客户需求、与客户达成交易、售后服务,对客户进行管理服务的系统工具。拓展新客户,维护老客户,促进新客户成单,维护老客户长期消费。

客户关系管理系统,紧密跟踪客户;完整记录和保存客户信息;多渠道捕捉和确切了解客户需求,促进客户成交,提高销售收入和销售利润;通过对客户进行具体甄别和群组分类,并对群组特性进行分析,制定出符合群组的产品,实现规模化销售,从而降低成本;提高客户满意程度等方面所发挥的巨大作用,一直受到企业的重视。意义主要有以下几个方面:

一、良好的客户管理系统,在新增客户不变的情况下,可以保持或提高企业市场的占有率;

二、客户关系管理可以通过对客户资料的系统分析,挖掘出新的市场客户需求,推动新产品的研发;

三、通过对存量客户关系维护,除多次消费外,经过客户之间的推荐、转介绍,帮助企业挖掘新客户;

四、客户关系管理使公司从销售、售后、生产、研发等各部门,通过对客户信息的分享和共同的关注、研究,形成以客户为导向的一个协同整体,能够更高效地满足客户的需求;

五、客户管理以客户业务为主线,与客户人员增加相互信任度,包括客户企业老板、高级经理、业务负责人等,要保持沟通热度;

六、客户关系管理让设计、生产等部门更贴近市场、客户,更有利于产品的更新迭代,从而建立自己的市场竞争优势。

七、可以更合理绩效考核,销售和售后工作复盘,提供改进工作方法的数据依据。如,丢失项目后,分析销售人员的工作,是否有不足,就可以分析拜访次数、宴请次数、高层互动次数等得出结论。

客户关系管理传统的办法,首先是建立客户档案,建立“客户资料卡”,并对客户按A/B/C…进行分类,然后相应制定客户管理规定(制度):收付款计划、定期寄发广告信函计划、 根据客户交易习惯的配货计划、业务员离职继续跟进办法、客户回访制度、业务员客户资料卡更新和检查制度等。

随着软件技术发展,利用软件信息化的客户管理系统,更加高效、量化、标准化的对客户进行管理。在系统中设置任务、流程及审批节点等。可以细化任务,如哪天去拜访客户,一个月拜访几次等。

第四章 企业OA系统

企业OA系统是企业业务、用章审批系统。将企业办公流程化、规范化的工具。减少人员传递,单据文件丢失起到作用。具体OA办公系统的作用如下:

一、提高工作效率。企业内部请示、审批系统,规范了每个部门、岗位的职责和行为准则。传统模式的流程审批是出了名的拖沓,它不仅无意识地影响了企业效益的增长,还费时费力,让人心力交瘁,OA办公系统能够将企业的办公审批流程加速,从而提高企业效益,特别是业务、销售人员的合同审批,可以直接影响企业效益,销售合同也是企业效益的主要来源,销售合同审批越快,效果越明显。这样很好地提高办公效率,减少企业实践成本浪费。

二、有效管理。对领导的有效管理,是间接地影响着企业效益,如果一个企业的管理有条有理,不仅能够让企业工作整齐划一,还能发挥企业价值最大化,还能让效率提升至最大化,从而提高企业的利益。

三、精准决策。OA办公系统的报表分析能将各个数据集成、分析,做到分块分析,或综合分析,它能让领导从各个角度看问题、分析问题,也能让领导决定企业发展的方向。而决策的对错,直接也影响了企业的根本效益。

总的来说,OA办公系统不管是从管理角度,还是从利益角度,它对于企业的帮助都是不可估量的。

第五章 仓库管理系统

WMS是仓库管理系统(Warehouse Management System) 的缩写。仓储管理系统利用物联网、大数据等技术为多货多仓的企业实现智能化库房管理、系统化仓储管理、透明化备料管理,细化库内作业流程。系统支持多业态、多模式、多仓库的企业标准化需求,对仓库实物位置、数量、入库时间、出库时间的系统管理。以数据信息自动采集分析、无缝连接上下游软件,为管理者提供完备的仓储信息,提升库存周转效率、提高库存准确性、优化仓库作业标准,打造实时化、透明化、可视化的仓储管理体系。

WMS系统要与ERP系统、财务核算系统、OA系统实现程序接口对接,实现数据相互交换。其功能模块包括:

1.初始化:WMS系统在启用前,可对系统的运行规则做出自定义设置,如:出入库的逻辑校验、出入库的来源设置、关账规则等。针对仓库中库存物料,新系统启用前可将库存物料清单直接导入系统,作为初始数据。

2.基础资料:商品清单、商品属性、出库规则、管理人员账号、出库审核规则及各类表单样式等。

3.仓库管理:可视化库位,通过库位图能更清晰地管理和分配资源。

4.过账管理:审核确认规则。

5.入库管理:采购入库、生产入库、销售退货、项目入库、拆包装入库。

6.出库管理:生产领料、采购退货、销售发货、拆包装出库、报废出库。

7.库存管理:仓库的库存数量情况,可通过系统的库存管理进行多维度查询,按仓库/库位查询、按项目查询库存、按批次号查询库存、按物料查询库存、库存信息汇总查询、库存信息详细查询,所有查询均支持导出。

8.拆包管理:针对供应商送货的时候,按大包装统一送货,实际生产线边库需要按需供应的实际情况。系统提供拆包页面,专门进行小包装拆解和条码打印功能。

9.调拨管理:仓库调拨、项目调拨。

10.盘点管理:盘盈、盘亏。

11.外部接口数据查询。

12.关账:月末结账。

WMS系统为企业主要解决如下:

1、提高库存空间利用率:通过各环节实时数据采集、分析,帮助管理者做出科学决断,提高仓库管理水平,提高库存准确率,降低库存成本。

2、降低物流作业成本:优化作业路径,指导作业方法,合理降低物流作业成本。

3、降低劳动力成本:利用移动端的便捷处理、智能化信息技术,降低对仓库员工经验能力的要求,有效降低劳动力成本。

第六章 电子签章系统

电子签章系统除了提供电子合同签署、电子印章发放的管理功能,还具备签章、验章、统计审计的功能,一般是由签章服务器和客户端两部分组成。一般地,电子签章系统具备业务系统集成(有丰富的API接口,支持定制化改造)、文件不出本地(独立部署在客户内网环境中)的部署优势,具备更高的灵活性、扩展性和安全性。

可靠的电子签章系统,作为各行业组织数字化转型的重要工具,能够满足企业各线上签署、用印场景的业务需求,与企业业务深度融合,驱动企业效率提升。相较于线下签署、盖章存在“假冒代签”等不合规的签署风险,电子签章系统的应用,能更快速地实现高效验签,优化签署环境,规范签署流程,提升合同签署的真实性、合法性。

电子签章系统适用于签章量较大、异地多地使用公章的企业。

第七章 资金管理系统

资金管理系统其基本具备的功能如下:体系控制器、柜台业务账务体系、电子账务体系、银行单子打印体系、银行对账体系、银企直连办理平台、资金监控体系、银企直连接口、审批办理体系、内部网上银行体系、资金预算办理体系、授信额度办理体系、信贷办理体系、承兑汇票办理体系、综合查问体系、ERP/管帐信息体系接口系列、国际结算办理体系。

一般情况下,银行系统向企业系统发送数据,银行系统不会向企业系统开放数据。所以,业务支付资金时,还是需要在银行系统办理,银行系统定期向企业系统发送数据,实现自动对账。

第八章 报表管理系统

企业需要报表,包括销售报表、生产报表、仓库报表、生产报表、财务报表、预算分析报表等。如果去名给系统查看,会浪费管理层的时间,也不利于展现企业经营状况全貌,管理层无法掌握全貌数据,无法做出正确决策。

第二部分:如何建设企业信息化系统?

有的企业的流程很长,几十个审核节点,全公司十多个部门参与,一个部门就三个节点。这种企业的信息系统建设就是失败的,信息化反倒阻碍了企业发展。如何建设企业信息化系统?分以下几步实施:

一、端正态度,统一思想。企业一把手高度重视并亲自参与。

企业信息系统是企业全部业务上线,需要所有人员的共同努力,企业一把手无疑成为所有参与人员的榜样,在他的带动下各单元之间形成较高的默契,为系统的高效运行打下了坚实的人员基础。

行为原则,以企业利益最大化,部门服从企业,岗位服从部门。

二、成立项目工作组,由企业各部门懂业务骨干人员组成。制定议事规则和工作方案及目标。

三、企业内部标准化的建立

1.销售、采购、生产、仓库、财务、人力、研发、售后及行政等各个领域建立标准化流程。明确每一项业务责任部门、协助部门,出现问题都由责任部门负责。

2.建立统一物料数据库。

企业使用某一个物料主要取决于其工程能够满足企业的需求,在此种情况下,因为物料的生产厂商的不同,每个厂商对此物料可以有自己的描述方式,那么对于企业来说就存在同一种物料的描述不一致,这个时候凡进入企业范围流程使用的该物料,则只能使用同一种描述,这就是一种标准。在此基础上建立的物料数据库对企业而言是准确的,提升了物料的通用性,同时也将减少企业的库存。

ERP系统的基础是物料主文件与产品BOM结构,这两部分数据的准确性将直接影响到系统的使用质量,而产品BOM结构的基础是图纸。虽然最终使用的BOM结构可能与设计BOM结构存在一些差异,但是设计BOM结构是灵魂,所以对研发人员有较高的设计要求。

1. 存货的编码、名称、条码、单位、类别、主供应商、默认仓库、规格等及其他货品属性;

2. 客户的编码、名称、联系人、地址、电话、地区、跟进业务员等;

3. 供应商的编码、名称、联系人、地址、电话、地区、物流等;

4. 另外还包括其他一些辅助资料,比如地区、部门、职员、单位、货品类别、往来单位类别等;

5. 如果是生产型企业,还要准备好BOM(物料清单),工序工价、成本分摊方法等;

四、实施建设前准备工作

1.企业的基本资料准备:组织架构、部门、岗位、内部审核控制、业务种类及流程清单;

2.客户信息,包括名称、法定代表人、联系人、地址、银行账号信息、纳税信息、公司业务描述、公司与我司关系等;

3.供应商信息,包括名称、法定代表人、联系人、地址、银行账号信息、纳税信息、公司业务描述、公司与我司关系等;

4.产品信息,包括型号、设计或配置清单、性能介绍等;

5.项目信息,包括名称、进度、负责人、组员等;

6.各个部门绩效考核办法,销售人员、生产人员、设计研发人员、财务人力行政、采购人员等专业考核办法。

7.公司各类报表样式及说明,各类指标计算公式及数据说明。

8.确定各个子系统供应商,并解决与主系统对接工作,确定各个子系统工作量,签订购买合同。

9.将上述准备资料交由供应商审核,并按照反馈意见进行修改。

10.确定各个供应商入场时间。

11.准备硬件环境,购买服务器,布设网络,更换个别终端设备。

五、建设阶段

1.安装软件,主系统安装到服务器、终端,并与子系统软件集成到一起。

2.初始化数据,选择启用日期,录入基础资料;

3.调试系统,更改出现问题;

4.开始培训,试用。操作的规范以及业务流程的管理,是实现ERP的保证,为了提高相关人员的执行效率,制定一套完备的操作规程及业务流程的管理规定显得尤为重要,这也为系统执行正确与否提供的衡量的标尺,同时也成立相关人员在使用系统过程中的操作指南,是正确使用系统的说明书。

5.供应商人员要驻点企业到正常运行。

结束语

未来社会万物互联,处处有网络有信号,适用于人随时随地办公,移动办公将是主流,主要价值观一致,不管天南海北,都可以合作。建设完整的企业信息化管理系统,你的企业准备好了吗?

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